Kedden jó hívásod volt. A jegyzet ott van a füzetedben, a levelet majd este megírod. Aztán csütörtök lesz, és az utánkövető levél még mindig piszkozat. Egy előre megírt szabállyal a ChatGPT a jegyzetedből még a hívás napján vázlatot ír.
Miért csúszik az utánkövető levél?
A jegyzetből levelet írni külön munka, ezért marad estére, aztán másnapra. Ha pedig csak annyit kérsz a ChatGPT-től, hogy írjon belőle levelet, a saját megjegyzésed is belekerülhet.
Egy pécsi napelemszerelő jegyzete például így néz ki: 9 kW, két árváltozat, tegeződünk, ajánlat hétfőre?, szerintem alkudni fog. Szabály nélkül a levélbe ilyen mondat kerülhet: „Szia! Mivel neked fontos az ár, eleve kedvezménnyel számolok.” Ezt nem az ügyfélnek szántad, de az AI nem tudja, mi szól csak neked.
A hármas szabály: három külön rész egy jegyzetből
A megoldás egy előre megírt szabály, amit a jegyzeted mellé adsz. Három külön részt kér:
- BELSŐ: legfeljebb öt sor csak neked arról, mi derült ki, mi dőlt el és mi maradt nyitva.
- ÜGYFÉLNEK: levélvázlat legfeljebb 120 szóban, tegezve vagy magázva, ahogy a jegyzetben jelölöd.
- KÖVETKEZŐ LÉPÉS: egy mondat arról, ki mit csinál, és meddig.
A szabály két tilalmat is tartalmaz. A levélbe csak olyan kerülhet, ami a jegyzetben is szerepel, a belső megjegyzésed soha. Amiről nem egyértelmű, hova való, az a BELSŐ részbe kerül, így inkább nálad marad. A név helyére [ÜGYFÉL] jelölés kerül, a hiányzó vagy kérdőjeles szám, dátum és ár helyére pedig [ELLENŐRIZD]. A 120 szó csak kiindulás, átírhatod.
A gép megírja, te küldöd el. Ami szögletes zárójelben áll, azt te pótolod.
Így néz ki, ha az AI betartja
A napelemszerelő jegyzetéből három külön rész lesz. A BELSŐ részbe kerül, hogy szerinted alkudni fog. Az ÜGYFÉLNEK szóló vázlat így kezdődhet: „Szia, [ÜGYFÉL]! A két árváltozatot [ELLENŐRIZD] küldöm.” A KÖVETKEZŐ LÉPÉS pedig: „Te küldöd a két árváltozatot, határidő: [ELLENŐRIZD].”
Neked három dolgod marad:
- Beírod a nevet és a dátumot. A vázlatból ez lesz: „Szia, Bence! A két árváltozatot péntekig küldöm.”
- Átolvasod a levelet, mert a szabály sem zár ki minden hibát.
- Még aznap elküldöd.
Mit írj a jegyzetbe, és mit hagyj ki belőle?
Pár sor elég arról, mit kér az ügyfél, mikorra és mennyiért, ahogy hívás közben leírnád. Írd bele azt is, hogy tegeződtök vagy magázódtok, mert a levélvázlat ehhez igazodik. Ami bizonytalan, azt jelöld kérdőjellel, ahogy a napelemszerelő az „ajánlat hétfőre?” sorban. A szabály az ilyen helyre [ELLENŐRIZD] jelölést kér. A saját véleményed is maradhat benne, például hogy szerinted alkudni fog, mert a szabály ezt a BELSŐ részbe kéri.
Ha papíron van a jegyzet, gépeld be pár sorban, név nélkül. Az ügyfél nevét, telefonszámát, bankszámlaszámát, a szerződést és bármilyen jelszót hagyd ki belőle.
Ha nem akarod, hogy a beszélgetéseiddel fejlesszék a modellt, ezt kikapcsolhatod. Claude-ban a Settings, Privacy menüben a „Help improve…” kezdetű kapcsolót keresd. ChatGPT-ben a Beállítások, Adatkezelési beállítások alatt a kapcsoló neve „A modell fejlesztése mindenki számára”.
Hova mentsd a szabályt?
A szabályt elég egyszer beírnod. Claude-ban a claude.ai/projects oldalon nyitsz egy új projektet (New project), az Instructions mezőbe beírod a szabályt, és elmented (Save instructions). Hívás után új beszélgetést indítasz ugyanabban a projektben, és csak a jegyzetet másolod be. A ChatGPT-ben is van projektutasítás, a projekt hárompontos menüjében, a beállításoknál. Projekt nélkül minden hívás után a jegyzeted elé másolod.
Gyakori kérdések
Hogyan írjak utánkövető levelet ChatGPT-vel?
Hívás után add oda a jegyzetedet egy előre megírt szabállyal, ami három külön részt kér, egy belső összefoglalót, egy levélvázlatot és a következő lépést. A nevet és a bizonytalan dátumot te írod be, átolvasod a levelet, és még aznap elküldöd.
Mikor küldjem el az utánkövető levelet?
Ez a módszer arra épül, hogy még a hívás napján kimenjen. A vázlatot a gép írja meg a jegyzetedből, neked a kitöltés, az átolvasás és a küldés marad.
Beírhatom az ügyfél nevét a ChatGPT-be?
Nem kell, mert a szabály a név helyére [ÜGYFÉL] jelölést tesz, a jegyzetbe pedig elég, mit kér az ügyfél, mikorra és mennyiért. Telefonszámot, bankszámlaszámot, szerződést és jelszót ne adj oda.
Kell fizetős előfizetés a projektutasításhoz?
Claude-ban a projekt fizetős csomag nélkül is működik (2026. októberi állapot). Ha nem akarsz projektet, a szabályt minden hívás után a jegyzeted elé másolod, így bármelyik csevegő AI-ban használhatod.
A teljes hármas szabályt bemásolható formában, a videóval együtt a learnai tudástárában találod, ami az e-mail-címeddel nyílik. Mentsd el egy projektbe, és a következő hívás után próbáld ki.
AI készítette · learnai.hu. Az árak és a funkciók a megjelenés napján (2026. október 9.) igazak.